QUY TẮC HÒA GIẢI CỦA TRUNG TÂM TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VIỆT - TRUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

1. Quy tắc hòa giải của Trung tâm trọng tài thương mại Quốc tế Việt - Trung (sau đây gọi tắt là "Quy tắc") áp dụng để giải quyết các vụ tranh chấp theo thủ tục hòa giải tại Trung tâm trọng tài thương mại Quốc tế Việt - Trung (sau đây gọi tắt là "Trung tâm").

2. Các bên có thể thoả thuận không áp dụng hoặc thay đổi một hoặc một số quy định của Quy tắc này tại bất cứ thời điểm nào của quá trình hòa giải nếu việc không áp dụng hoặc thay đổi đó không trái với quy định bắt buộc của pháp luật.

Điều 2. Bắt đầu quá trình hoà giải

1. Bên có yêu cầu hòa giải phải gửi đơn đến Trung tâm trình bày nội dung tranh chấp và yêu cầu của mình; nộp tạm ứng chi phí hoà giải theo quy định tại Điều 18 Quy tắc này và Quy định về chi phí hoà giải của Trung tâm.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hoà giải và tạm ứng chi phí hoà giải, Trung tâm thông báo cho bên kia biết về nội dung yêu cầu hòa giải. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải thông báo cho Trung tâm biết về việc chấp nhận hay từ chối hòa giải. Trường hợp chấp nhận hòa giải, bên nhận được yêu cầu hòa giải phải nộp tạm ứng chi phí hòa giải theo quy định tại Điều 18 Quy tắc này và Quy định về chi phí hòa giải của Trung tâm.

3. Trong trường hợp Trung tâm nhận được trả lời không đồng ý hoà giải hoặc nếu hết thời hạn 15 ngày nêu trên mà Trung tâm không nhận được trả lời thì được hiểu là việc hòa giải không tiến hành được.

4. Quá trình hoà giải bắt đầu khi Trung tâm nhận được thông báo chấp nhận hoà giải bằng văn bản và tạm ứng chi phí hoà giải của bên nhận được yêu cầu hoà giải. Mọi chấp nhận hoà giải phải được làm bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

5. Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới Trung tâm thì quá trình hoà giải bắt đầu từ thời điểm Trung tâm nhận được đơn yêu cầu và tạm ứng chi phí hoà giải.

Điều 3. Số lượng hoà giải viên thương mại

Sẽ có một hoà giải viên tiến hành việc hoà giải trừ khi các bên có thoả thuận là có hai hoặc ba hoà giải viên.

Điều 4. Chỉ định hoà giải viên thương mại

1. Việc chỉ định các hòa giải viên thương mại được thực hiện theo nguyên tắc sau đây:

a) Trong trường hợp có một hoà giải viên thương mại duy nhất, các bên cần thoả thuận về việc lựa chọn hoà giải viên thương mại duy nhất đó;

b) Trong trường hợp có hai hoà giải viên thương mại, mỗi bên chỉ định một hoà giải viên thương mại;   

c) Trong trường hợp có ba hoà giải viên thương mại, mỗi bên chỉ định một hoà giải viên thương mại. Các bên cần thoả thuận về chỉ định hoà giải viên thương mại thứ ba.

(Sau đây một hoặc hơn một hoà giải viên thương mại được gọi chung là hoà giải viên   thương mại).

2. Các bên có thể:

(a) Chỉ định hòa giải viên thương mại trong Danh sách hòa giải viên của Trung tâm cung cấp; hoặc

(b) Yêu cầu Chủ tịch Trung tâm giới thiệu hoà giải viên thương mại; hoặc

(c) Yêu cầu Chủ tịch Trung tâm chỉ định hoà giải viên thương mại cho mình. Chủ tịch Trung tâm chỉ định hoà giải viên thương mại trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu chỉ định hoà giải viên thương mại của các bên.

(d)  Thời hạn chỉ định hoà giải viên thương mại hoặc yêu cầu Chủ tịch Trung tâm giới thiệu hoặc chỉ định hoà giải viên thương mại là 15 ngày, kể từ ngày bắt đầu của quá trình hoà giải nêu tại khoản 4 và 5 Điều 2 Quy tắc này.               

Điều 5. Nộp bản giải trình lên hoà giải viên thương mại

1. Hoà giải viên thương mại, ngay sau khi được chỉ định, yêu cầu mỗi bên nộp bản trình bày ý kiến của mình về các vấn đề đang tranh chấp. Mỗi bên đồng thời phải gửi bản trình bày đó cho bên kia.

2. Tại bất cứ thời điểm nào của quá trình hoà giải, hoà giải viên thương mại có thể yêu cầu một hoặc các bên nộp cho mình bản trình bày và các căn cứ bổ sung về những vấn đề liên quan đến vụ tranh chấp, hoặc bất cứ tài liệu nào xét thấy cần thiết cho việc hoà giải.

Điều 6. Đại diện và trợ giúp

Các bên có thể cử người đại diện hoặc trợ giúp cho mình trong quá trình hoà giải. Tên và địa chỉ của những người  này phải được thông báo bằng văn bản cho bên kia và cho hoà giải viên thương mại, trong đó nêu rõ những người đó là người đại diện hay là người trợ giúp trong quá trình hòa giải.

Điều 7. Vai trò của hoà giải viên thương mại

1. Bằng nỗ lực của mình, hoà giải viên thương mại phải hành động một cách độc lập, vô tư và khách quan để giúp các bên đạt được giải pháp hoà giải cho tranh chấp;

2. Hoà giải viên thương mại phải căn cứ vào thoả thuận của các bên, tập quán thương mại, thực tiễn kinh doanh giữa các bên, các bối cảnh liên quan tới tranh chấp để làm cơ sở cho việc hoà giải;

3. Hoà giải viên thương mại có thể tiến hành quá trình hoà giải theo cách thức mà mình cho là  phù hợp với bản chất, nội dung của vụ tranh chấp cũng như mong muốn của các bên.

4. Hoà giải viên thương mại có thể, tại bất kỳ thời điểm nào của quá trình hoà giải, đưa ra đề xuất về việc giải quyết tranh chấp. Đề xuất đó không nhất thiết phải lập bằng văn bản và không cần phải kèm theo lý do.

Điều 8. Hỗ trợ hành chính

Theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên thương mại, Trung tâm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành quá trình hoà giải, hỗ trợ về mặt hành chính, cử người trợ giúp cho hoà giải viên thương mại và các bên trong suốt quá trình hòa giải.

Điều 9: Giao dịch, trao đổi giữa hoà giải viên thương mại và các bên

1. Hoà giải viên thương mại có thể trực tiếp gặp từng bên hoặc các bên và cũng có thể giao dịch, trao đổi với họ dưới bất kỳ hình thức nào.

2. Trừ khi các bên có thoả thuận về nơi gặp gỡ với hoà giải viên thương mại, việc tổ chức nơi gặp gỡ sẽ do hoà giải viên thương mại quyết định, có tính tới hoàn cảnh của quá trình hoà giải.

3. Trừ khi các bên có có thỏa thuận khác, mọi giao dịch, trao đổi sẽ được tiến hành bằng tiếng Việt. Hoà giải viên thương mại, một hoặc các bên có thể yêu cầu Trung tâm cung cấp phiên dịch cho mình, chi phí phiên dịch do bên yêu cầu phiên dịch trả hoặc do hòa giải viên thương mại phân bổ.

Điều 10. Cung cấp thông tin

1. Mọi văn bản trao đổi giữa hoà giải viên thương mại với mỗi bên, mọi thông tin khác mà hoà giải viên thương mại nhận được từ một bên, hoà giải viên thương mại phải gửi (nếu những nội dung trên lập bằng văn bản) hoặc thông báo cho bên kia biết để bên kia có cơ hội trình bày ý kiến của mình, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Trong trường hợp một bên đưa ra một thông tin nào đó cho hoà giải viên thương mại biết với yêu cầu là thông tin đó phải được giữ bí mật, thì hoà giải viên thương mại không được công bố thông tin đó cho bên kia biết.

3. Các văn bản và thông tin nêu tại khoản 1 Điều này đều phải được hoà giải viên thương mại sao gửi (nếu là văn bản) hoặc thông báo cho Trung tâm.

Điều 11. Hợp tác của các bên với hoà giải viên thương mại

Các bên có trách nhiệm hợp tác với hoà giải viên thương mại, bao gồm việc đáp ứng các yêu cầu của hoà giải viên thương mại về việc nộp các bản trình bày, các tài liệu có liên quan và tham dự các cuộc họp và các yêu cầu hợp lý khác của hòa giải viên thương mại.

Điều 12. Đề xuất của các bên về giải quyết tranh chấp

Mỗi bên có thể chủ động hoặc theo đề nghị của hoà giải viên thương mại, gửi cho hoà giải viên thương mại đề xuất về phương án giải quyết tranh chấp.

Điều 13. Kết quả hòa giải thành

1. Khi đạt được kết quả hòa giải thành, các bên lập văn bản về kết quả hòa giải thành. Văn bản về kết quả hòa giải thành có chữ ký của các bên và hòa giải viên thương mại.

2. Văn bản về kết quả hòa giải thành có hiệu lực thi hành đối với các bên theo quy định của pháp luật dân sự  và được công nhận theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự.

Điều 14. Bảo mật

Các thông tin liên quan đến vụ việc hòa giải phải được giữ bí mật, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.

Điều 15. Chấm dứt quá trình hoà giải

1. Quá trình hoà giải chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

a) Khi các bên đạt được kết quả hòa giải thành;

b) Khi hòa giải viên thương mại xét thấy không thể giải quyết vụ tranh chấp bằng hoà giải sau khi hoà giải viên đã nỗ lực hỗ trợ nhưng các bên không thể đạt được một thoả thuận hoà giải;

c) Khi một bên hoặc các bên gửi tới hoà giải viên thương mại yêu cầu chấm dứt hoà giải;

d) Khi hết thời hạn chỉ định hoặc yêu cầu chỉ định hoà giải viên thương mại mà các bên không chỉ định hoặc không yêu cầu Chủ tịch Trung tâm chỉ định hòa giải viên thương mại;

đ) Khi hết hạn nộp bản trình bày và các tài liệu có liên quan theo yêu cầu của hoà giải viên thương mại; hết hạn nộp chi phí hoà giải theo yêu cầu của Trung tâm;

e) Khi một hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại trọng tài hoặc tòa án theo quy định tại khoản 2 Điều 16.

2. Khi xảy ra các trường hợp chấm dứt quá trình hoà giải nêu tại khoản 1 Điều này, Trung tâm gửi thông báo chính thức bằng văn bản cho các bên và hoà giải viên thương mại về việc chấm dứt hoà giải.

Điều 16. Viện tới tố tụng trọng tài hoặc tòa án

1. Trong quá trình hoà giải, các bên cam kết không tiến hành bất cứ hoạt động tố tụng trọng tài hoặc tòa án nào đối với tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải.

2. Trong quá trình hoà giải, nếu một bên hoặc các bên đưa vụ tranh chấp đang là đối tượng của quá trình hoà giải ra kiện tại Trọng tài hoặc Tòa án thì việc hoà giải mặc nhiên bị coi là chấm dứt.

Điều 17. Chi phí hoà giải

1. Chi phí hoà giải bao gồm:

(a) Chi phí hành chính của Trung tâm;

(b) Thù lao cho hoà giải viên thương mại;

(c)  Chi phí đi lại, ở và các chi phí khác của hoà giải viên thương mại;

(d) Chi phí của nhân chứng theo yêu cầu của hoà giải viên thương mại với sự đồng ý của các bên;

(e) Chi phí tham vấn ý kiến chuyên gia theo yêu cầu của các bên hoặc của hoà giải viên thương mại với sự đồng ý của các bên.

2. Các chi phí nêu trên được phân bổ đều cho các bên, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Mọi chi phí khác phát sinh từ yêu cầu của một bên do bên đó tự chịu.

Điều 18. Thủ tục nộp chi phí hòa giải

1. Trừ khi các bên có thoả thuận khác, mỗi bên phải nộp tạm ứng một khoản tiền bằng nhau cho các chi phí được nêu tại khoản 1 Điều 17 Quy tắc này. Cách thức nộp như sau:

a) Bên nộp đơn yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% chi phí hoà giải.

b) Khi chấp nhận hoà giải, bên nhận được yêu cầu hoà giải phải nộp tạm ứng 50% chi phí hoà giải. 

c) Trong trường hợp các bên cùng có đơn yêu cầu hoà giải gửi tới Trung tâm thì mỗi bên nộp 50% chi phí hoà giải.

2. Trong quá trình hoà giải, Trung tâm có thể yêu cầu mỗi bên nộp khoản tiền bổ sung bằng nhau, có nêu rõ lý do phải nộp khoản tiền bổ sung này. Nếu khoản tiền này không được hai bên nộp đầy đủ trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Trung tâm thì quá trình hoà giải chấm dứt theo quy định tại Điểm đ, Khoản 1, Điều 15 Quy tắc này.

3. Sau khi chấm dứt quá trình hoà giải, Trung tâm sẽ tính toán chi phí trong số tiền đã ứng trước và trả lại cho các bên bất cứ khoản chi phí còn lại nào không chi tới.

Điều 19. Trách nhiệm của hoà giải viên thương mại trong tố tụng tại trọng tài hoặc toà án

Trừ trường hợp các bên chấp thuận bằng văn bản, hoà giải viên thương mại sẽ không được làm trọng tài viên, hoặc làm người đại diện, nhân chứng hoặc luật sư của bất cứ bên nào trong vụ kiện tại trọng tài hoặc toà án mà nội dung vụ kiện là đối tượng của quá trình hoà giải mà mình đã tham gia.

Điều 20. Thừa nhận bằng chứng trong tố tụng tại trọng tài hoặc toà án

Các bên cam kết, dưới bất cứ hình thức nào, không sử dụng làm căn cứ hay bằng chứng trong những vụ kiện tại trọng tài hay tòa án mà nội dung vụ kiện đó liên quan đến tranh chấp là đối tượng của quá trình hoà giải:

1. Các ghi âm, ghi hình, ảnh chụp, bản ghi chép nội dung các cuộc tiếp xúc trong quá trình hòa giải;

2. Các quan điểm hoặc những đề nghị mà bên kia đưa ra về giải pháp cho tranh chấp;

3. Sự chấp nhận mà bên kia đưa ra trong quá trình hoà giải;

4. Những đề xuất mà hoà giải viên thương mại đưa ra;

5. Sự chấp nhận của một bên đối với đề xuất về giải quyết tranh chấp mà hoà giải viên thương mại đưa ra./.